Télétravail

Depuis 2020, le télétravail a littéralement été propulsé sur l’avant-scène du marché du travail. Nouvelle réalité incontournable, les employeurs doivent maintenant prendre différents moyens pour bien encadrer ce nouveau mode de travail.

Alors que de plus en plus d’entreprises adoptent le mode de travail hybride et qu’il fait l’objet de recommandations officielles du gouvernement, tous les types d’emploi ne sont pas égaux face à son intégration. Si certains secteurs ont de la facilité à réviser leurs méthodes de travail, le défi est grand pour le secteur manufacturier. Comment établir le courant entre les employés de plancher et les employés de bureau en télétravail? Gérer la production à distance? Comment être équitable envers les employés qui doivent se présenter sur place?

Si ce ne sont pas tous les types de travail qui peuvent être effectués à distance, ce ne sont pas non plus tous les individus qui sont dotés de la discipline et de l’autonomie nécessaires à ce mode de vie. Le télétravail fait appel à un excellent sens des priorités et à un très bon sens de l’organisation.

Nous aborderons, dans cet article, les principaux éléments à réglementer, en plus de vous proposer quelques ressources pour vous guider dans l’élaboration des différents documents à cet effet.

Dans un premier temps, il faut bien définir ce qu’est le télétravail. Il s’agit d’« un régime de travail souple selon lequel les employés ont l’autorisation d’effectuer une partie ou la totalité de leurs tâches dans un lieu extérieur à leur bureau traditionnel, au moyen de technologies de communication dans le cadre de leur contrat de travail. »[1]

Dans ce contexte où le patron et les employés ne sont pas au même endroit physique, une politique de télétravail est très pertinente et fortement recommandée. Elle peut notamment aborder les points suivants.

1. Employés admissibles

Il est important de lister les postes qui sont admissibles au télétravail, car il est possible que des tâches liées à certains postes ne puissent pas être effectuées en dehors du lieu traditionnel de travail.

2. Tâches

De manière générale, quand un employé peut fournir sa prestation de travail en télétravail, ses tâches demeurent inchangées. Si toutefois ce n’est pas le cas, il est évidemment adéquat de l’indiquer dans la politique.

3. Lieux de travail

Il est pertinent de convenir si le télétravail est circonscrit au lieu de résidence de l’employé ou s’il peut également être effectué ailleurs (ex : café, espace de travail collaboratif, etc.).

4. Horaires de travail

On peut, dans cette section, spécifier si l’employé doit être au travail durant la même période que s’il était sur le lieu traditionnel de travail ou s’il doit plutôt effectuer un nombre d’heures par jour ou par semaine, au moment qui lui convient.

Ce serait aussi l’endroit pour convenir d’une présence minimale (ex : 2 jours par semaine) sur le lieu traditionnel de travail, si telle était souhaitée.

Enfin, c’est ici qu’on devrait retrouver la procédure par laquelle l’employé doit aviser l’employeur de son intention de télétravailler.

Pour ce qui est des pauses et pauses-repas, c’est la Loi sur les normes du travail (LNT) qui s’applique. Pour les congés et les vacances, on s’en remet à ce qui a été convenu dans le contrat de travail.

5. Heures supplémentaires

Le calcul des heures supplémentaires en cas de dépassement de la semaine normale de travail de 40 heures prévue dans l’article 52 de la LNT ne s’applique pas au salarié qui travaille en dehors de l’établissement et dont les heures de travail sont incontrôlables.[2]

L’employé doit absolument obtenir le consentement préalable de l’employeur pour effectuer toute heure supplémentaire.

6. Équipements fournis

C’est ici qu’on doit retrouver la liste des équipements fournis par l’employeur et les restrictions d’utilisation, s’il y a lieu. L’entretien de ces équipements peut aussi être abordé.

7. Remboursement de frais

Si certains frais sont remboursés dans le cadre du télétravail (équipements de bureau, téléphone, Internet, etc.), il est important que ce soit abordé dans la politique.

8. Déductions fiscales

L’employeur s’engage à fournir à l’employé les documents qui attestent de la répartition des frais pour que le télétravailleur puisse les inclure dans sa prochaine déclaration de revenus. Pour ce faire, l’employé doit travailler au moins 50% du temps à son domicile.[3]

9. Sécurité des données

Si des actions particulières doivent être prises dans le cadre du télétravail, il est important de le consigner dans la politique.

10. Communication

Pour que le télétravail soit un succès, la communication est indispensable Si des moyens de communication sont à privilégier ou si encore des rencontres statutaires sont prévues, la politique de télétravail doit permettre d’établir les règles. Par exemple, les modalités de communication entre l’employé et son supérieur immédiat, l’obligation d’aviser l’employeur si l’employé doit quitter son domicile durant ses heures de travail, la fréquence de vérification des messages, etc.

11. Santé et sécurité en télétravail

Les mêmes obligations s’appliquent en télétravail que sur le lieu de travail traditionnel. L’employé doit aménager à son domicile un espace de travail lui permettant d’effectuer ses tâches d’une façon efficace et sécuritaire comme s’il était au bureau.[4]

12. Autres éléments

D’autres éléments tels que la gestion de la performance, les besoins de formation ou tout autre élément s’appliquant à la réalité de votre entreprise peuvent être consignés dans la politique de télétravail.

Évidemment, pour que la politique soit valide, une entente doit être signée et datée par l’employeur et l’employé.

Pour davantage d’informations et d’outils sur le sujet, consultez les documents qui nous ont aidés à rédiger cet article :

• CRHA – Guide d’encadrement du télétravail pour l’employeur et l’employé.pdf
• CRHA – Les six points incontournables à inclure dans une politique de télétravail.pdf
• Technocompétences – Guide d’implantation du télétravail en entreprise.pdf
• https://www.cpq.qc.ca/workspace/uploads/files/guide_pratique_pour_implantation_du_teletravail_en_entreprise_fr.pdf

[1] Guide d’implantation du télétravail en entreprise, Technocompétences, 2016, p. 10.

[2] Guide d’encadrement du télétravail pour l’employeur et l’employé, Ordre des conseillers en ressources humaines agréés, 2020, p. 24.

[3]Ibid., p. 14.

[4]Ibid., p. 5.