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Recrutement : embauchez les meilleurs talents

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Voici les 8 étapes essentielles d’un processus de recrutement :

1. Définir ses besoins

Il est très important de définir ses besoins de main-d’œuvre, car toute la stratégie de recrutement découle de ces données. Les besoins peuvent survenir sporadiquement (démissions, congédiement, etc.) ou dans la mesure du possible, peuvent se prévoir (départs à la retraite, nouveaux postes, etc.).

Identifiez les facteurs influençant la demande de main-d’œuvre pour une période d’un an :

Facteurs humains
  • Retraites
  • Démissions
  • Congédiements
  • Décès
  • Congés sans solde

Facteurs organisationnels
  • Plans stratégiques
  • Budgets
  • Prévision de ventes
  • Prévision de production
  • Nouvelle entreprise

Facteurs externes
  • Économiques
  • Sociaux
  • Politiques
  • Techonologiques
  • Concurrence des marchés

Vous devez donc mettre en parallèle l’offre (ressources disponibles) et de la demande (futurs besoins de main-d’œuvre). Y a-t-il des postes stratégiques ou des postes plus difficiles à pourvoir? Exemple : quel est l’impact de la période de vacances annuelles ou encore de la retraite de votre mécanicien en chef? Finalement, identifiez les besoins de recrutement à venir pour les 12 prochains mois.

N’oubliez pas que votre planification de main-d’oeuvre doit toujours être en lien avec vos objectifs stratégiques.

Pour en apprendre davantage, inscrivez-vous à la Formation en gestion prévisionnelle de la main-d’œuvre pour élaborer un processus simple et complet à l’aide d’un guide pratique, 13 outils modifiables et des mises en situation réalistes!

2. Élaborer l’offre d’emploi

Vous pouvez collaborer avec différents acteurs tels que les employés, les responsables ou les contremaitres qui connaissent bien l’environnement de travail afin de discuter de la description de l’offre d’emploi. Vous devez décrire :

Entreprise

Définition

Mission, vision, valeurs, brièvement ce qui vous distingue de la concurrence

Exemple

Voir l’exemple d’offre d’emploi plus bas

Responsabilités

Définition

Tâches qu’aura à accomplir le candidat. Mettre des verbes d’action.

Exemple

Préparer, accomplir, exécuter, vérifier, planifier, effectuer, rédiger, développer, concevoir, manipuler, organiser, s’occuper, répondre, produire, analyser, accueillir, appliquer, recommander, transmettre, identifier, etc

Qualifications professionnelles

Définition

Atouts que doit posséder le candidat pour réaliser le travail

Exemple

  • Détenir X diplôme
  • X formation
  • X années d’expérience
  • Maitriser X logiciel
  • Etc.
Compétences et qualités recherchées

Définition

Profil et personnalité idéaux recherchés

Exemple

Esprit d’équipe, entregent, grand souci du détail, communication efficace, autonomie, sens de l’observation, habiletés en communication, habiletés en gestion, capacité à résoudre des problèmes, leadership, etc.

Conditions de travail

Définition

Salaire, avantages sociaux, horaire de travail, etc.

Exemple

Selon l’échelle salariale en vigueur, X$/heure/mois/année, transport fourni, etc.

Dates limites pour postuler et d’entrée en fonction

Définition

Dates jusqu’à laquelle vous acceptez des curriculum vitae et à laquelle le candidat débutera sa première journée de travail

Exemple

Jour/mois/année

Processus (simplifié) pour appliquer

Définition

Description des moyens acceptés pour postuler

Exemple

Adresses pour postuler en personne et par courriel

Le contenu d’une offre d’emploi peut varier d’une entreprise à l’autre. Par exemple, certaines organisations ne possèdent pas de mission ou de vision. À ce moment, adaptez le contenu de l’offre selon votre réalité et assurez-vous que la description est complète tout en étant concise.

Exemple concret d’une offre d’emploi

  • Répertoires des profils de compétences liés à l’exercice de professions dans l’industrie de la transformation des produits marins au Québec : Décrit de façon détaillée chacune des professions liées à la production et aux opérations dans les usines et celles liées à la supervision de la production ainsi qu’au contrôle de la qualité. Présente les fonctions, les tâches, les ressources utilisées, le contexte de travail et les compétences particulières, professionnelles ou comportementales.
  • Référentiels de compétences liés à l’exercice de métiers en mariculture ou en pisciculture et cahier d’accompagnement : Décrit les exigences et les compétences propres à l’exercice de chacun des six métiers à l’étude : propriétaire exploitant d’une entreprise de mariculture, chef d’équipe-expert capitaine et ouvrier maricole ainsi que pisciculteur, technicien aquacole et ouvrier piscicole.
  • Classification nationale des professions (CNP) : Référence reconnue des professions au Canada qui répartit plus de 40 000 appellations d’emplois en 500 profils de groupes professionnels. La CNP est utilisée pour communiquer de l’information sur les professions, pour prendre connaissance des emplois à l’échelle du marché du travail canadien, pour recueillir les statistiques sur les professions et pour fournir de l’information sur le marché du travail.
  • Information sur le marché du travail (IMT) : Ce site s’adresse entre autres aux employeurs qui s’intéressent à la situation du marché du travail ou qui sont à la recherche de main-d’œuvre compétente pour leur entreprise. Ce site donne accès à un ensemble cohérent d’information facile à interpréter et permettant de prendre des décisions éclairées.

3. Vérifier les disponibilités à l’interne

Les premiers candidats à considérer pour combler un poste vacant sont les personnes travaillant déjà au sein de votre organisation, en affichant, par exemple, la description de poste sur un tableau installé dans un endroit accessible et visible par tous les employés. Ceux-ci possèdent déjà une bonne connaissance de votre entreprise et c’est une bonne occasion d’avancement, il ne restera qu’à former le candidat choisi pour son nouveau poste. Si vous fonctionnez par ancienneté, vous devez respecter ce critère pour la priorité d’embauche à compétences égales.

4. Diffuser l’offre d’emploi

Si aucun employé à l’interne ne peut combler le poste, il sera nécessaire de recruter à l’externe, ce qui permet de recueillir de nouveaux noms de candidats potentiels.

Voici différentes sources à explorer selon votre public cible :

  1. Banque de candidats : La consultation des cv déjà en votre possession peut être un moyen rapide. Cependant, il peut y avoir beaucoup de candidats qui ne sont plus disponibles.
  2. Bouche-à-oreille/Recommandation : Communiquez vos besoins de recrutement autour de vous. La possibilité de recevoir une prime de recommandation peut contribuer à l’amélioration de cette stratégie..
  3. Québec emploi : Le site Québec emploi est très accessible et sans frais.
  4. Réseautage : De plus en plus, les entreprises utilisent des sites comme Facebook ou LinkedIn pour recruter des candidats.
  5. Journaux : Les journaux de votre région sont un bon moyen de communication pour rejoindre un public cible.
  6. Site Web de l’entreprise : L’ajout d’une section carrière sur votre site Web offre facilement une importante visibilité auprès de nombreux candidats potentiels qui s’intéressent à l’entreprise.
  7. Établissements d’enseignement : Lorsque vous devez embaucher du personnel spécialisé, il peut être pertinent de communiquer avec un établissement d’enseignement qui offre la formation spécifique : ÉPAQ, CS des iles.
  8. Organismes d’aide en recrutement : Certains organismes de recherche d’emploi viennent en aide à différentes clientèles telles que les travailleurs âgés, les femmes, les jeunes, les personnes immigrantes, les personnes handicapées, etc.
  9. Salons et foires de l’emploi : Cette méthode de recrutement permet aux employeurs d’établir un contact direct avec un grand nombre de candidats potentiels.
  10. Sites Internet spécialisés : Pour la recherche de candidats spécialisés, il peut être très avantageux d’utiliser ce genre de service, par exemple Jobillico, Joboom, Monster, etc.
  11. Stages : Les étudiants peuvent parfois poursuivre leur travail au sein de l’entreprise un fois leur stage terminé.
  12. Autres pratiques à considérer : Emplois temporaires et d’été, événements portes ouvertes, communiqués et conférences de presse, agences de placement de personnel, etc.

Quelle que soit la stratégie de recrutement adoptée, il est important qu’elle respecte l’image de votre entreprise!

5. Effectuer la présélection

Vous devez relire la description du poste et dresser une liste des points importants à analyser sur le curriculum vitae. Classez les candidature reçues sous trois catégories : retenue, hésitation/interrogation ou non retenue.

Contactez les candidats retenus par téléphone afin d’établir un premier lien et d’obtenir certaines informations, comme l’intérêt pour le poste, les disponibilités, la planification d’entrevue, etc.

6. Effectuer la sélection

Pour la conduite d’entrevue et le choix final, le responsable du recrutement est généralement entouré du directeur et du superviseur du futur employé.

L’utilisation d’un questionnaire d’entrevue vous permettra d’être impartial et de couvrir tous les points importants à valider avec le candidat. Ce document comporte des questions ouvertes ainsi qu’un espace pour noter les réponses du candidat. Il est important d’expliquer les principales tâches du poste aux candidats et vous devez également garder du temps pour répondre à leurs questions.

Outil de préparation à l’entrevue

Finalement, vous devrez sélectionner le candidat qui se verra octroyer le poste. Il est préférable de faire parvenir un courriel de refus aux personnes qui n’ont pas été retenues.

7. Accueillir et intégrer

Le processus d’intégration permet de transmettre les valeurs de votre entreprise, de diminuer le niveau de stress vécu par le nouvel employé ainsi que de faciliter son intégration à sa nouvelle équipe et à son milieu de travail. Certaines parties de l’intégration comme la visite des lieux peuvent être effectuées par des employés (parrains, compagnons…) afin de rendre votre processus plus dynamique et de mobiliser votre équipe de travail.

Le Manuel de l’employé est un très bel outil afin de faire connaître ses règlements, ses valeurs, ses façons de faire, etc. Il doit être distribué dès la première journée de travail.

Consultez la liste de points à vérifier pour réussir l’accueil d’un nouvel employé.

8. Analyser sa stratégie de recrutement

Que vous ayez trouvé ou non la personne idéale pour combler le poste vacant, vous devez effectuer un retour sur votre stratégie de recrutement. Cela vous permettra d’économiser du temps et de l’argent lors de votre prochaine embauche.

Pour analyser les coûts directs de recrutement, vous devez considérer le taux horaire, le nombre d’heures consacré et le coût total pour l’embauche, par exemple la planification du processus, la recherche de candidature, la sélection, l’accueil et l’intégration, etc.

Si vous rompez le lien de travail avec un employé, d’autres frais pourraient être applicables (exemple : indemnité de cessation d’emploi, paiement des heures supplémentaires ou des vacances, etc.).

Les coûts indirects sont plus difficiles à calculer. Il peut s’agir de commandes non réalisées, de pertes de clientèle dues à un manque d’expertise pour répondre rapidement et adéquatement, etc.

Finalement, notez les points forts et ce qui pourrait être amélioré si c’était à refaire. Vous pourrez ainsi réajuster votre démarche en évitant les erreurs commises.

Consultez le tableau pour inscrire vos données d’analyse en stratégie de recrutement.

Pour plus d’informations, trucs et conseils sur le recrutement, nous vous invitons à consulter les liens suivants :